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A rotina de quem faz a gestão de condomínio é extensa e possui muitos pontos a serem observados, tais como os de itens de manutenção, a gestão de colaboradores, atividades operacionais, administração e finanças, além do gerenciamento do relacionamento entre os condôminos.
A gestão de condomínio é uma tarefa que exige empenho, paciência, equilíbrio financeiro e muita responsabilidade, sendo estas apenas algumas características que são necessárias para se realizar uma boa gestão. Abaixo seguem algumas dicas de como melhorar a sua gestão de condomínio.
Organize sua rotina
Para que não seja esquecido nenhum item, aconselha-se a utilização de um checklist com todas as tarefas listadas e uma breve descrição delas, assim, ficará mais fácil de se controlar o que já foi realizado, otimizando suas atividades.
Quando falamos em controle financeiro, a adoção de uma agenda se torna indispensável, pois nela deve-se marcar todas as datas de pagamentos de fornecedores, colaboradores e prestadores de serviços, para que não ajam atrasos, além de estabelecer datas para a emissão dos boletos referentes às taxas de condomínio, que são fundamentais para a boa manutenção do condomínio.
Para realizar estes controles, pode-se adotar um sistema de gerenciamento em que seja possível controlar controlar tudo em uma única plataforma que possua a possibilidade de cadastro de fornecedores e prestadores de serviços, emissão de segunda via de boleto, quando necessário além de muitas outras funcionalidades, como o agendamento de utilização do salão de festa, por exemplo.
Com a adoção deste tipo de software, é possível criar uma reserva de caixa destinada a emergências e que poderá ser utilizada nos casos de problemas com encanamentos, substituição de extintores de incêndio e pequenas reformas que se façam necessárias.
A ética e o bom senso pedem que, ao se realizar qualquer tipo de manutenção no condomínio, seja levantado, no mínimo, três orçamentos de empresas diferentes e que sejam apresentados aos condôminos.
Busque a ajuda de especialistas
Justamente por seu uma função muito complexa, é extremamente essencial que o gestor possua amparo em questões jurídicas e contábeis. Estas duas áreas são a base que garantirá os direitos dos colaboradores que trabalham no condomínio e que, também resguardam o gestor em caso de demissões e acidentes de trabalho que possam vir a ocorrer durante as manutenções preventivas do condomínio.
Ambas colaboram, ainda, na composição da prestação de contas anual que o gestor deve apresentar referente aos investimentos, consertos e melhorias realizado no período anterior e, a utilização de um software de gerenciamento, pode tornar mais fácil este processo.
Controle que entra e quem sai
Para garantir a segurança dos condôminos é muito importante que o gestor mantenha sempre uma equipe de portaria muito bem treinada e que respeite as normas de acesso ao condomínio, pois qualquer falha que aconteça, pode colocar em risco a segurança de todos os condôminos.
Terceirizar esta função a empresas especializadas é uma boa opção, desde que se possua caixa o suficiente para o pagamento destes serviços mensalmente.
Quando se fizer necessária a realização de qualquer manutenção de uma empresa terceirizada, é fundamental que o gestor solicite os dados dos funcionários que irão adentrar no condomínio e registre-os, seja em um livro ou em um software de gestão, além de exigir a utilização de crachá de identificação com foto.
Para se melhorar a sua gestão de condomínio, recomenda-se muita atenção aos pontos que apresentamos acima, lembrando-se sempre que o equilíbrio é a melhor forma de se conduzir qualquer tipo de situação.
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