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A portaria é, literalmente, o primeiro contato de qualquer pessoa com um condomínio. Por isso, é importante que todos os profissionais que trabalham com ela saibam muito bem qual é a função do porteiro de condomínio.
Entretanto, há muito mais na função do porteiro do que simplesmente abrir e fechar o portão. É sobre isso que vamos falar nesse post!
Além disso, vamos mostrar para administradores e síndicos como treinar os porteiros e o que se espera desses profissionais.
Quais são as funções do porteiro de condomínio?
Há quem acredite que o porteiro apenas dê bom dia e boa noite. Mas também existem aqueles que sobrecarregam os porteiros com funções que não são dele!
O que exatamente faz um porteiro? Como o nome indica, ele é o profissional responsável, primeiramente, por controlar a entrada e saída de visitantes.
Ele deve identificar os visitantes e entrar em contato com os moradores – seja por interfone ou pelo aplicativo (onde também é possível pré-autorizar visitantes).
A mesma coisa ocorre com prestadores de serviço, mas com algumas diferenças. O ideal é que a portaria seja comunicada com antecedência, colete os dados na entrada e registre a saída.
O porteiro também é responsável por controlar o recebimento de encomendas e distribuir correspondências.
Ou seja, ele é o primeiro contato dos entregadores com o condomínio. Entretanto, esses profissionais não têm acesso ao condomínio – são os moradores que devem recebê-los em casos especiais.
Por fim, um porteiro de condomínio deve zelar pela ordem e estar sempre atualizado com instruções de segurança e sistemas eletrônicos. Afinal, a tendência é sempre aumentar a tecnologia nos condomínios.
E quais NÃO são as funções do porteiro?
É claro que o porteiro de condomínio deve manter a higiene do local, assim como todos devem manter limpo o local de trabalho. Mas ele não é responsável pela faxina do hall ou da portaria, por exemplo.
Também não é função do porteiro realizar a manutenção dos equipamentos do condomínio, mesmo os de monitoramento.
Por mais que ele tenha bastante contato com os moradores, até mais do que o síndico, as reclamações não devem ser repassadas ao porteiro. Cabem aos moradores conversarem diretamente com o síndico ou zelador.
Aliás, é muito importante entender as diferenças entre a função do porteiro e do zelador.
Problemas comuns na portaria
O síndico é o responsável por coordenar os profissionais do condomínio, entre eles os porteiros. Por isso, é importante ficar atento aos problemas mais comuns que o porteiro NÃO deve fazer.
São cinco coisas principais que o porteiro não deve fazer, que afetam diretamente na segurança, na rotina e nos processos do condomínio.
Entre elas, estão permitir a entrada de visitantes sem identificação, deixar a portaria vazia e conversar sobre a rotina particular de moradores com outras pessoas.
Por isso, é extremamente importante que o síndico ou administrador de condomínio esteja muito atento ao perfil do profissional.
As principais características de um porteiro de condomínio são:
- Atenção ao trabalho
- Qualificação profissional
- Discrição
- Boa comunicação
- Autocontrole
Nós aprofundamos o assunto em outro texto do nosso blog, é só clicar aqui para acessar.
Existem outros detalhes importantes na hora de contratar um porteiro de condomínio. Por exemplo, é preciso alinhar as atribuições ideais desse profissional com uma boa verificação curricular.
Ou seja, toda a parte mais próxima ao RH que o síndico ou administrador deve ter para contratar um funcionário.
Como evitar a alta rotatividade na função do porteiro
É importante estudar bem o assunto para fazer as escolhas certas dos profissionais. Afinal, a função de porteiro possui alta rotatividade no mercado.
Entender o que faz esse profissional trocar de condomínio, as coisas que afetam sua rotina e como melhorá-las é imprescindível para evitar a mudança constante.
No geral, os problemas mais comuns são a falta de respeito, a baixa remuneração e pouca perspectiva de crescimento. Nós também abordamos como manter um porteiro de condomínio por mais tempo nesse post.
Como treinar um profissional para a função do porteiro?
Então você encontrou o perfil ideal para a portaria de seu condomínio. Mas como treinar essa pessoa para garantir que a segurança e rotina estejam sempre em seu máximo?
Como fazer para treiná-lo para a realidade específica de seu condomínio? O que priorizar?
O primeiro passo é garantir que ele entende todas as funções perfeitamente e o que não deve fazer.
Explicar casos especiais e peculiaridades de seu condomínio também é essencial. Ou seja, isso inclui normas e estatuto do condomínio e relacionamento com todos os moradores.
E na Portaria Remota, existe porteiro?
Cada vez mais popular, a Portaria Remota ainda levanta muitas dúvidas sobre seu funcionamento e até comercialização.
Muitas pessoas acreditam que não é possível um condomínio funcionar sem porteiros. Mas é importante não cair no senso comum.
Neste texto, nós falamos sobre a segurança na Portaria Remota. De forma resumida, um prédio sem porteiro tem foco na eficiência e praticidade, mas sem abrir mão da segurança.
Ela funciona por meio de uma central de portaria remota, que além de garantir o máximo de segurança, ainda ajuda a reduzir custos.
Por isso, não tenha medo de investir em portaria remota.
Meio termo da portaria remota – conheça a portaria híbrida
Mas se você ainda não quer fazer a troca total, saiba que pode investir em portaria híbrida.
Ela é o meio termo entre a portaria totalmente remota e a portaria convencional, e pode ajudar seu condomínio a organizar-se melhor financeiramente antes da troca completa.
Por isso, é interessante considerar essa opção também. Assim, o condomínio vai se adaptando aos poucos, tanto na rotina dos moradores como na operação e administração.
Como falamos, a principal função do porteiro é controlar a entrada e saída de pessoas no condomínio. Esperamos que, com essas dicas, seu condomínio possa ter uma rotina cada vez melhor, mais segura e tranquila.
Se você quiser saber mais sobre controle de acesso, nós temos um material gratuito com mais dicas de como realizar essa tarefa. É só clicar aqui para fazer o download!