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Quem mora em condomínios sabe como reuniões podem consumir tempo, gerar atritos e serem cansativas. Apesar disso, elas são muito importantes para o desenvolvimento do convívio e do bem-estar social.
Falaremos neste post sobre como deixar uma reunião de condomínio mais produtiva, tornando o processo mais ágil e com os melhores resultados possíveis. Continue acompanhando e confira!
1. Elabore uma pauta com assuntos centrais
Basicamente, a pauta contém tópicos importantes a serem tratados na reunião, então é interessante fazer um planejamento prévio. Defina o que será tratado para poder controlar os debates de maneira prática.
É bom entender que em uma situação com várias pessoas, diversos assuntos serão abordados, mas delimitar o propósito de cada encontro ajuda a otimizar tempo e a melhorar a comunicação entre síndicos e condôminos.
2. Garanta o quórum
Importante entender que as reuniões precisam de um número mínimo de moradores para se desenvolver, já que eles votarão sobre o que for abordado e apresentarão ideias e novos pontos de vista.
Porém, como é comum que eles tenham certo desânimo em participar desses momentos, algumas práticas podem ajudar. Tente criar algo dinâmico, que chame atenção ou que desperte o interesse dos condôminos em participar.
Um bom exemplo é sortear um brinde entre os que comparecerem, que acabam por se interessar mais nos futuros encontros.
3. Controle o tempo de fala
Como estamos tratando de uma reunião de condomínio mais produtiva, é interessante fazer um controle do tempo de cada um.
Tenha um relógio para cronometrar as falas e evitar que as pessoas se delonguem demais, ajudando a respeitar o tempo marcado na pauta e a dinamizar as manifestações.
4. Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia tem estado cada vez mais presente em nossas vidas e pode ser uma aliada na gestão do condomínio.
Enquetes em redes sociais são um bom exemplo: os assuntos a serem discutidos ― ou já discutidos ― em pauta podem ser votados por todos de maneira rápida e eficiente, deixando claro entre os condôminos o curso das votações.
Isso permite que as decisões sejam transparentes e que as ações tomadas a partir de então representem a maioria.
5. Determine uma mesa mediadora
Apesar de um síndico figurar como representante, uma boa prática ― que inclusive aproxima e melhora a comunicação entre os condôminos ― é definir um grupo de pessoas como mediadores, que auxiliarão na resolução de conflitos e acalmarão os ânimos, caso necessário.
Assim, é possível desenvolver uma reunião mais objetiva e que represente todos os moradores.
6. Tenha uma pós-reunião definida
Abordar todos os assuntos em pauta pode ser uma tarefa exaustiva e algum ponto pode acabar sendo esquecido. Para evitar problemas, o síndico deve rever brevemente quais os pontos de decisões, atribuir as eventuais responsabilidades e formalizar tudo isso na ata de condomínio ou em algum outro documento.
Desenvolver uma reunião de condomínio mais produtiva pode parecer cansativo, mas traz ótimos efeitos para a comunidade. Você tem tido problemas com os condôminos? Acha que conseguirá resolvê-los agora? O nosso e-book para otimizar a gestão de condomínio possui várias outras dicas. Baixe e conheça também o nosso aplicativo!
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