Síndico: tudo o que você precisa saber

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O síndico é a pessoa responsável pelo bom funcionamento e cumprimento das regras do condomínio. É uma função que exige muita competência, organização e habilidade para resolver problemas, tanto materiais quanto humanos.

Até alguns anos atrás, o síndico costumava ser um morador do condomínio, que se voluntariava para o cargo e era eleito pelos demais moradores Mas com o crescimento dos condomínios e das responsabilidades, a figura do síndico profissional foi ganhando espaço. Você sabe qual a diferença entre eles? Explicamos melhor aqui nesse texto.

Existem vantagens e desvantagens para cada um deles. O síndico profissional tem vivências em condomínios e experiência nesse tipo de administração, além de ter uma distância ética e profissional dos conflitos entre moradores. Mas o síndico voluntário também pode ser interessante, pois ele está mais presente no dia a dia e conhece melhor a situação dos condôminos, além de não representar um custo extra. Na hora de escolher o seu, é bom ter todos esses pontos em mente.

Tudo o que você precisa saber para ser um bom síndico

Quais são os deveres e direitos de um síndico?

Ser síndico não é para qualquer um. Quem resolve assumir essa função deve ser responsável, estar disposto e disponível, sempre levando em consideração o bem comum. Além disso, é importante estar bem informado, visto que, muitas vezes, os moradores irão procurá-lo com dúvidas e sugestões.

Descumprir com suas obrigações não é brincadeira – assim como o abuso de poder. Além de levar a processos jurídicos, o descumprimento poderá prejudicar todo o prédio.

Algumas das tarefas de um síndico são:

  • Cumprir e fazer cumprir a convenção do condomínio, o regimento interno e o que for determinado em assembleia;
  • Realizar o orçamento da receita e das despesas relativas a cada ano;
  • Cobrar dos condôminos as contribuições e cobrar as multas devidas.

O síndico é uma figura que trabalha em prol do bem estar de todos os moradores do prédio e, por isso, deve ser respeitado pelos mesmos e ter a sua tarefa e sua autonomia valorizadas. Portanto, é justo que a pessoa que assume essa função seja remunerada por ela – em alguns casos, o síndico pode ser isento da taxa de condomínio, por exemplo.

Além de uma remuneração, alguns outros direitos são:

  • O síndico não precisa tomar todas as decisões do condomínio sozinho. Os condôminos não só podem, como devem, propor soluções que busquem o bem comum;
  • Não ser cobrado em demasia;
  • Não ser importunado todos os dias e em horários inconvenientes.

Para saber mais, você pode clicar aqui.

Remuneração

A remuneração fica inteiramente a cargo da convenção, pois a “lei do condomínio” não trata do assunto. Caso a convenção também não fale disso, a assembleia responsável por eleger o síndico deve se reunir para decidir se haverá remuneração, benefícios, isenção ou outros descontos para o titular do cargo.

Existem 3 formas de remuneração do síndico: a direta, indireta e mista. Independentemente de qual for sua forma de remuneração —  salário ou isenção da taxa de condomínio — o síndico deve contribuir com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) como contribuinte individual.

Eleição de síndico

No caso de síndicos profissionais, a escolha pelo representante é feito diretamente na empresa terceirizada, sem interferência dos condôminos. Mas quando se trata de síndicos voluntários, é preciso que seja feita uma eleição.

Para evitar dores de cabeça na hora de organizar essa eleição, existem alguns passos básicos a serem seguidos:

  • Comunicação prévia da data da assembleia – no mínimo 10 dias de antecedência. O ideal é deixar comunicado em áreas comuns e de maior circulação do condomínio.
  • Não é preciso fazer campanhas de eleição. Os interessados devem se candidatar na hora da assembleia e não há necessidade de explicação.
  • Faça uma votação fechada para impedir constrangimentos e coerções.

Outros cargos também podem ser eleitos junto com o síndico – alguns condomínios criam conselhos fiscais e também atribuem a função de subsíndico, mas esses cargos não constam na lei dos condomínios e estão relacionadas com o regimento interno. Por isso, a existência dessas ocupações varia de condomínio para condomínio.

Corpo diretivo

O corpo diretivo de um condomínio é um conjunto de condôminos que possuem cargos e funções dentro da gestão do condomínio, definidos em convenção. Tem a função de auxiliar e fiscalizar o síndico em relação às leis previstas pelo Código Civil, pela convenção do condomínio e pelo seu regimento interno.

Além do síndico, o corpo diretivo geralmente é composto por um subsíndico, conselheiros fiscais e zelador, mas isso pode variar. Para saber mais sobre as funções de cada uma dessas pessoas,  você pode ler esse material aqui.

Troca de gestão

Geralmente, a gestão de um síndico e do corpo diretivo dura dois anos. Como o cargo não é fixo, a troca de síndico é, frequentemente, problemática. Principalmente se for entre síndico voluntário e síndico profissional.

Nessa mudança, pode acontecer de o novo responsável assumir tendo apenas o controle financeiro – ou nem isso. Os principais problemas enfrentados por um novo síndico são causados pela falta de informação.

Manter o histórico de informações do condomínio, além de deixar esse histórico disponível para qualquer morador também é essencial. Outro ponto importante é saber como organizar essas informações, pois de nada adianta registrar tudo se a forma como os dados são mantidos é bagunçada.

Nós falamos um pouco sobre como cuidar dessa troca de síndicos e evitar problemas nesse texto aqui.

Condomínio = Empresa

Enxergar um condomínio como uma empresa é algo que faz bastante sentido. Afinal, ainda que seja uma entidade sem fins lucrativos, um condomínio é uma pessoa jurídica que gerencia um orçamento e que tem por finalidade manter uma série de processos em funcionamento.

O síndico pode ser visto como um diretor de operações e, para evitar situações extremas, deve elaborar um planejamento cuidadoso, considerando todos os aspectos que a administração envolve nos planos:

  • Financeiros;
  • Fiscais;
  • De gestão de pessoal;
  • De relacionamento com condôminos;
  • De relacionamento com fornecedores;
  • Entre outros.

Gestão de pessoas

Uma das muitas funções e tarefas de um síndico de condomínio é estar a disposição de todos os moradores para ouvir os problemas e sanar dúvidas. A gestão de pessoas pode ajudar bastante na hora de assumir o papel de liderança e lidar com o pessoal e os problemas que surgem no dia a dia – principalmente os de convivência.

Saber ouvir é uma das maiores ferramentas que um síndico – e qualquer outra pessoa – pode ter. Conseguir ouvir o que as outras pessoas têm a dizer melhora a comunicação e facilita na hora de identificar problemas, até aqueles que estão escondidos.

Pedir a participação dos condôminos também é fundamental e você pode fazer isso com uma simples pesquisa de opinião. Tendo uma ideia do que eles estão achando da sua gestão e com suas sugestões, você consegue fazer melhorias baseadas em uma análise mais prática.

Envolver os moradores os coloca também como corresponsáveis pelo bem estar do condomínio, mudando a visão deles sobre o todo.

Se você quiser ler mais sobre gestão de pessoas e conferir nossas outras dicas, é só clicar aqui.

Transparência

Ser síndico requer muito controle e noções de contabilidade e administração, pois lidar com dinheiro não é tarefa fácil. Principalmente se esse dinheiro não é apenas seu e diz respeito a todo o funcionamento de um condomínio.

É preciso ter muita transparência em relação a tudo o que entra e sai do caixa do condomínio e de como e porquê esse dinheiro está sendo empregado. Afinal, todos têm direito de saber qual é o destino da sua contribuição.

Apresentar e disponibilizar a todos os custos gerados e os gastos realizados com as obras e manutenção do condomínio é uma das maneiras de mostrar transparência na sua gestão, mas não só isso.

Decisões

Mesmo você não sendo o único responsável pelo condomínio, a maioria das decisões ficam nas mãos do síndico. O trabalho requer preparo emocional, psicológico, técnico e organizacional. Para decidir o que é melhor para todos é preciso estar com a cabeça no lugar.

Isso nem sempre é fácil. Com a correria do dia a dia, às vezes as decisões acabam sendo atropeladas e nem sempre a decisão tomada é a mais correta. Para facilitar esses momentos, nós temos algumas dicas interessantes:

  • Defina uma lista de prioridades – Organizar o tempo é essencial e definindo suas prioridades e urgências você consegue focar os esforços onde precisa, além de evitar desperdiçar tempo com tarefas que podem esperar.
  • Considere diferentes pontos de vista – Para ter uma visão mais ampla da situação, é muito importante entender outras opiniões e atitudes.
  • Prepare sempre um plano B – Contratempos existem, por isso é importante estar preparado para eles e ter à disposição um plano emergencial para cumprir o objetivo definido.

Para saber mais sobre tomada de decisão, acesse aqui.

Tolerância

Paciência e tolerância são virtudes boas em qualquer pessoa, mas são essenciais em síndicos.

Morar em um condomínio significa que, em alguns momentos, você vai ter que lidar com o barulho de um vizinho, um cachorro que sujou a área comum do prédio ou algum vazamento prejudicando a todos. Quando você é o responsável por manter tudo funcionando e a convivência pacífica, é preciso lidar com tudo isso e ainda mais com as reclamações e questionamentos.

Por isso, nós separamos algumas dicas precisas para você ser mais tolerante durante sua gestão. Assim, será possível resolver melhor os problemas do seu condomínio, sem passar por todo aquele estresse ou provocar problemas ainda maiores.

Comunicação

Muitas das crises que surgem num condomínio são causados por problemas na comunicação, tanto entre os moradores, quanto entre eles e o síndico. Ter uma comunicação clara e eficiente com todos é a chave para uma gestão com menos dor de cabeça.

Mas como fazer isso, certo? Existem algumas coisas básicas que você pode fazer para melhorar nesse sentido, como, por exemplo, se mostrar disponível. Um síndico, por mais chato que isso possa ser, precisa estar disposto a ouvir a todos, sejam reclamações entre vizinhos ou funcionários descontentes. É preciso se mostrar presente para não perder o controle.

Claro que isso não quer dizer estar disponível todas as horas e a todo momento. Você tem direito a seus momentos de paz, mas é essencial poder atender os condôminos por pelo menos uma horinha ou duas por dia.

Outra dica para melhorar a comunicação é até meio óbvia: seja educado! Isso também se relaciona à tolerância que falamos um pouco acima. É preciso ter paciência, não tomar partido em confusões e manter o tom calmo e cortês em discussões.

Problemas comuns

A administração de um condomínio não é tarefa fácil — é necessário conciliar uma série de informações, demandas e particularidades. Frequentemente, a gestão de condomínios encara problemas relacionados aos mais diferentes temas, como segurança e área financeira.

São tanto os problemas que muitas vezes nos vemos sem saber por onde começar a resolver o caos, por isso é importante manter a calma e se organizar entre todos os pontos para definir prioridades e decidir urgências antes de amenidades.

São 7 os maiores apertos que um condomínio pode passar e para tudo há solução. No caso da segurança, ter equipamentos tecnológicos disponíveis e uma equipe treinada e capacitada para isso dão conta do trabalho. Se pensarmos na inadimplência dos condôminos, estar por dentro das finanças, ser flexível e ter uma comunicação clara, resolve. Nós falamos sobre os outros nesse texto aqui.

Fim de ano

O período do fim de ano costuma ser agitado para todos, mas principalmente para síndicos. Além da decoração de natal, ainda é preciso se preocupar com o 13º dos funcionários, a caixinha de fim de ano e a segurança geral que costuma ficar mais fragilizada nessa época.

Para isso, é essencial se preparar durante o ano todo, assim as coisas podem ser planejadas com calma e sem problemas. Ter um planejamento dos gastos para esse período evita a dor de cabeça de ter de tirar dinheiro de outras áreas para comprar decorações, por exemplo.

Outra coisa importante para esse período é planejar o ano seguinte. É preciso convocar uma assembleia – antes que todos viagem – para discutir gastos futuros e o destino do dinheiro arrecadado, além de preparar a previsão orçamentária.

Emergências

Sendo grande ou pequeno, um condomínio deve estar preparado para situações de emergência que possam trazer prejuízos à sua estrutura física ou aos seus funcionários e moradores.

Incêndios, vazamentos de gás, assaltos, brigas, desmaios, convulsões, entre outras questões requerem atenção e habilidades para que tudo acabe de melhor maneira possível.

Investir em treinamentos especializados para seus funcionários e condôminos interessados pode fazer a diferença em uma situação de emergência. Geralmente, esses cursos tem 40 horas e abordam temas como avaliação do estado da vítima, fraturas, incêndios e queimaduras, entre outros.

Tenha sempre um kit de primeiros socorros disponível e em locais de fácil acesso. Um kit básico deve conter, pelo menos: soro fisiológico, algodão, curativos, esparadrapo, luvas, gaze, tesoura sem ponta, ataduras, hastes de algodão flexíveis e um termômetro.

Se você tem mais dúvidas sobre como agir em determinadas situações emergenciais, não deixe de ler esse post.

Prepare-se!

Como já ficou claro, ser síndico não é fácil. São muitas responsabilidades e pessoas que dependem de você, por isso é importante estar preparado pra isso.

Para ser um síndico de sucesso, conheça bem o regulamento interno do condomínio para saber quais são as regras que deverão ser seguidas. Lembre-se de que em caso de impasses ou discussões, será preciso seguir o que está no regimento.

No caso de síndicos de primeira viagem, ainda é preciso aprender a conciliar a gestão do condomínio com sua vida normal e sua família. Nós aconselhamos que você estabeleça prioridades, planeje um tempo de qualidade para passar com sua família e, principalmente, seja organizado. As outras dicas você pode conferir aqui.

Se você quiser estudar um pouco sobre o assunto, nós separamos 6 dicas de livros de gestão para te ajudar e também 5 filmes sobre vizinhos para você assistir e relaxar!

É uma tarefa árdua, mas alguém tem que fazê-la, não é mesmo? Por isso, ter um sistema de gestão integrado do seu condomínio pode te ajudar bastante com todas suas tarefas e a Condlink está sempre disponível para facilitar sua vida como síndico.

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Sobre Ivan Bermudes

Ivan Bermudes é o Diretor Comercial da Condlink! Acelerado por natureza, focado a ajudar todos os parceiros Condlink a crescerem em conjunto. Levou a Condlink para mais de 13 Estados e não irá parar até levar o Condlink para seu condomínio!

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