Como a tecnologia facilita a administração de condomínios?

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Gostando dela ou não, quando bem utilizada, a tecnologia hoje é uma das maiores aliadas da humanidade. Com ela, conseguimos otimizar muitas tarefas no dia a dia, além de alcançar lugares e conquistar objetivos que seriam inimagináveis sem ela. Na administração de condomínios, ela acaba por agir como o braço direito do síndico.

Ou seja, ajudando em sua relação com os condôminos, na segurança, na organização geral e, ainda, facilitando a vida de todos os que vivem ali.

Sabe-se, por exemplo, que o síndico acumula muitas funções e nem sempre é possível resolver os assuntos pendentes tão rápido quanto o ideal. E nisso entra a vantagem de se ter uma boa tecnologia presente no condomínio, já que ela ajuda a resolver e a organizar as tarefas prioritárias.

Um bom gestor também deve estar atento às inovações relativas à automação dos serviços para oferecer um serviço de qualidade. Esse tema tem ocupado um espaço cada vez maior nas feiras e convenções, brindando soluções criativas para melhorar a vida dos condôminos. Para ler sobre as vantagens da automação, você pode clicar aqui.

Como a tecnologia melhora a administração de condomínios?

Sistemas de gestão

Uma das formas de automatizar e modernizar a administração de condomínios é implementando um sistema de gestão – um bom aliado tecnológico para sua gestão.

Apesar do nome sofisticado, ele é uma coisa bem simples: um software ou sistema que você utiliza para otimizar a gestão de todo o seu condomínio.

Geralmente, esses sistemas são chamados de ERP (Enterprise Resource Planning), e são utilizados em diversas empresas para integrar, automatizar e eliminar trabalhos manuais, por exemplo.

Aqui, nós tiramos todas as dúvidas que você pode ter sobre sistemas de gestão e tecnologia.

Mas como exatamente um sistema de gestão e a tecnologia podem ajudar na administração de um condomínio? Continue a leitura e descubra o que a torna essencial em tantos aspectos!

A tecnologia melhora a relação síndico-condômino

Muitos dos problemas mal resolvidos entre síndicos e condôminos se dão por falta de uma comunicação eficiente. Mas, atualmente, existem softwares de gestão para administradores, que facilitam a conversa e a troca de informações.

Todo o sistema de comunicação e informação melhora de forma geral com o uso de softwares. Por meio de programas e aplicativos, é possível passar inúmeros tipos de informação de forma mais simples.

Dessa forma, um software integrado de acesso geral, evita-se problemas de comunicação e desinformação. Ou seja, isso livra o síndico de ser um posto de atendimento, respondendo perguntas o tempo todo.

Com esses sistemas, os síndicos conseguem convocar assembleias, passar informações importantes — que podem ser redirecionadas aos e-mails — e, sobretudo, garantir a interação entre os próprios condôminos, que muitas vezes não se encontram por falta de tempo e não conseguem discutir ideias que seriam boas para a vida em comunidade.

Além de facilitar esse tipo de comunicação, a tecnologia ainda abre as portas para outros canais. Criar grupos no Facebook e WhatsApp, para compartilhar informações mais rápidas e que tenham mais urgência, beneficiam todos os interessados, se associando ao cotidiano dos condôminos.

Ou, ainda, utilizar os canais de chat do próprio aplicativo do condomínio, facilitando a organização de informações.

O principal ponto de uma administração de condomínios bem sucedida é a boa comunicação e a satisfação que os condôminos têm ao ver seus problemas resolvidos.

Afinal, o condomínio é um espaço coletivo e muitas opiniões são dadas. Entretanto, com as ferramentas certas, é possível administrá-las e realizar as mudanças necessárias, assim como comunicar a todos que elas foram feitas.

A tecnologia facilita o acesso dos condôminos a reservas e informações

Como vimos acima, a comunicação entre síndico e condômino fica melhor com os softwares.

Porém, o acesso a informações, dicas e reservas de espaços coletivos também podem ser feitos através do ambiente virtual. Assim, evita-se a necessidade de parar o síndico a todo o momento para perguntar da finalização de uma obra ou pedir para que ele reserve a churrasqueira.

Por meio da tecnologia, é possível disponibilizar todo tipo de informação: enquanto o software ajuda a informar sobre datas de assembleias e outras comunicações, as TVs no elevador, por exemplo, podem reforçar algumas regras do condomínio, avisar sobre obras ou trazer outras informações rápidas.

No caso das reservas de áreas comuns, os programas de gestão funcionam muito bem e ajudam a poupar um bom tempo dos síndicos, zeladores e até dos condôminos.

Por meio dele, o usuário pode visualizar quais são as datas disponíveis para seus eventos e reservar a churrasqueira ou o salão de festas, assim como ter acesso às regras referentes a esses espaços.

Ainda por meio dos aplicativos de gestão, é possível emitir a segunda via do boleto do condomínio facilmente, poupando tempo e esforço de todos os envolvidos. Consequentemente, esses fatores melhoram muito a administração de condomínios.

A tecnologia é primordial para um controle financeiro bem feito

A boa administração de condomínios também depende muito de um controle financeiro feito adequadamente. E, é claro, a tecnologia tem um papel importante nessa tarefa.

Os softwares de gestão, por exemplo, ajudam a controlar e organizar o fluxo de caixa, administrando as entradas e saídas de dinheiro, e até permitindo a emissão de comunicados aos condôminos referentes aos gastos mensais.

Ajuda na economia de energia e água do condomínio

No caso da iluminação das áreas comuns, a tecnologia pode ajudar muito a reduzir despesas.

Hoje, é possível optar pelas lâmpadas de LED, que são mais econômicas. Também dá para contar com a ajuda de sensores de presença nos corredores e elevadores, que mantêm tudo apagado enquanto o local estiver sem movimento.

Em relação à água, além de conscientizar os usuários através de TVs no elevador e da comunicação pelos aplicativos, considere utilizar a tecnologia para captar a água da chuva. Assim, você não só economiza, mas também ajuda o meio ambiente.

Afinal, a água em um condomínio é usada em quantidades enormes, e é preciso ter consciência quanto ao seu consumo. A reutilização da água da chuva para fazer a limpeza das áreas comuns e para regar as plantas pode significar uma economia grande no final do mês.

Mesmo que este seja considerado um investimento alto, essa tecnologia compensa em longo prazo. Nós já falamos bastante sobre economia e redução de custos no condomínio, é só clicar aqui para ler mais!

A tecnologia ajuda a ter transparência em qualquer processo

Outro ponto primordial para que os condôminos possam ter confiança no síndico é a transparência nas relações. Alguns condomínios sofrem com síndicos utilizando verba para realizar obras que não foram votadas, ou até com displicência nos gastos.

Com uma comunicação aberta por meio da tecnologia, fica muito mais fácil saber onde cada centavo está sendo gasto, no que o síndico está trabalhando no momento e se o seu trabalho está sendo efetivo.

Essa transparência deixa os moradores mais tranquilos e confiantes na administração, já que se sentem confortáveis tendo acesso aos dados condominiais quando precisam ou querem.

Fortalece e é grande responsável pela segurança

Quem escolhe viver ou trabalhar em um condomínio busca, primordialmente, segurança. Certamente, estar em um ambiente com portaria e monitoramento reduz muito a chance de sofrer com assaltos e violência.

Veja, a seguir, alguns exemplos de tecnologia aplicada à segurança:

Portaria remota

Esse recurso minimiza ao máximo as falhas humanas a que os porteiros estão suscetíveis. A portaria remota funciona com uma captação completa de dados dos condôminos, como biometria, fotos e cadastros. Também é dado a eles um controle com sistema anti-clonagem.

Dessa forma, é possível monitorar e operar a guarita à distância, de maneira muito mais segura. Apesar de tudo funcionar como uma guarita presencial, inclusive a conversa entre porteiro e visitante ou condômino, os riscos de o funcionário ser rendido por marginais ou errar na liberação da porta são muito menores.

Esse monitoramento também contribui com a relação entre os funcionários da portaria e com seu bem-estar. No turno da noite, em uma portaria presencial, é muito comum ver os porteiros se rendendo ao sono. No caso das portarias remotas, existe uma equipe que se reveza para garantir o descanso e a segurança de todos os condomínios monitorados.

Ah, você sabia que a portaria remota também ajuda a reduzir custos na administração de condomínios?

Monitoramento de câmeras

A tecnologia também permite que os moradores tenham mais tranquilidade ao deixar seus filhos brincarem nas áreas comuns, por exemplo. Nos softwares de gestão, existe a possibilidade de repassar imagens e áudios em tempo real para os condôminos.

A gravação de áudio e vídeo também é importante nos procedimentos onde há invasão, roubo e outros crimes. Ter um bom sistema de monitoramento é essencial para que as autoridades investiguem os crimes e também para que o síndico, junto aos condôminos, possa entender onde estão as falhas de segurança e eliminá-las.

Acesso aos condôminos e visitantes

Foi-se o tempo em que o porteiro era responsável por abrir o portão a cada vez que um condômino chegava.

Graças à tecnologia, quem mora ou trabalha no condomínio tem acesso a um cartão (ou outros mecanismos) que, ao entrar em contato com o sensor, libera a porta.

Além de mais seguro para quem está entrando, já que não precisa esperar na rua a liberação do porteiro, essa alternativa também permite que o profissional se dedique à segurança do condomínio e ao cadastro de visitantes.

Aliás, o mesmo cartão é utilizado para abrir as portas de lugares comuns, como academia, sala de estudos, sala de jogos, entre outros.

Em outros sistemas, já estão disponíveis a entrada pelo reconhecimento fácil ou pela biometria, tudo feito pelo software de gestão condominial. Essa é uma das novidades do mercado e está crescendo entre os condomínios.

E, falando no acesso ao condomínio, a tecnologia também facilita a vida de quem deseja monitorar e ficar a par da situação de entradas e saídas.

O software de administração de condomínios traz opções de controle de acesso por categorias (diaristas, prestadores de serviço e visitantes), oferece um pré-cadastro para prestadores, faz relatórios de entradas e saídas, mostra o número de pessoas dentro do condomínio em tempo real e ainda permite que o servidor funcione mesmo offline, no caso de queda de energia.

A tecnologia otimiza os processos e a administração de condomínios

A função de síndico exige tantas responsabilidades que não é de se esperar que muitas pessoas fujam dela. Porém, usando a tecnologia certa, é possível planejar e organizar o dia, deixando as atividades principais para as primeiras horas e listando as demais para os outros horários.

Com os softwares presentes no mercado, os síndicos têm acesso fácil a qualquer coisa que procuram: uma comunicação rápida com os condôminos, são eximidos da responsabilidade de reservar as salas coletivas e ainda tem uma grande ajuda no controle financeiro.

Assim, tudo isso faz com que o administrador tenha mais tempo para cuidar de assuntos importantes e realizar suas funções.

Os softwares especializados na gestão de condomínios ainda ajudam o síndico a não perder prazos de pagamento de funcionários e empresas terceirizadas, de contas (como água e energia) e de outras despesas relacionadas.

A tecnologia ajuda no controle de estoque

Em meio a tantas tarefas diárias, o controle de estoque pode ser esquecido. Mais uma vez, o uso da tecnologia surge para facilitar a administração de condomínios.

O gerenciamento de mercadorias existentes no condomínio deve ser realizado corretamente, pois saber a quantidade em seu estoque é algo que pode evitar erros e problemas em uma gestão.

Com o uso desses sistemas, é possível prever as demandas de consumo de cada item, aprimorando suas aquisições e reposições. Além disso, ao acompanhar os relatórios de seu controle de estoque, um gestor de condomínio pode tomar decisões mais eficazes e assertivas.

A tecnologia descomplica o recebimento de correios

Com o aumento da facilidade e segurança nas compras pela internet, o número de encomendas recebidas diariamente nos condomínios cresce a cada dia.

Diante de um grande número de apartamentos e casas por condomínio, é normal vermos casos de extravio e troca de encomendas entre os condôminos, gerando uma situação desconfortável entre o porteiro e os moradores.

De acordo com a lei que regulamenta serviços postais, “os responsáveis pelos edifícios são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.

Ou seja, muitas vezes os porteiros evitam receber encomendas ou insistem para que essas sejam retiradas o mais rápido possível para evitar problemas.

Com a tecnologia, principalmente nos sistemas de gestão por aplicativos, é possível enviar uma notificação e um e-mail para avisar o morador do recebimento e a retirada da sua encomenda ou autorizar algum responsável.

Definir alguns pontos para organizar o recebimento de mercadorias no seu condomínio evita desentendimentos e mantém a política da boa vizinhança entre moradores e funcionários.

A tecnologia aproxima as pessoas e melhora a convivência

Quem vive em um condomínio deve entender que a vida em coletividade exige paciência. Sempre existe aquele vizinho que infringe a Lei do Silêncio vez ou outra, ou alguém que desrespeita a demarcação das vagas na garagem, por exemplo.

Quando não há intimidade entre os vizinhos, dificilmente acontecem conversas francas ou pedidos de desculpas. Normalmente, eles partem logo para a reclamação oficial, criando intrigas, discussões e desavenças entre os moradores.

A comunicação transparente através do software abre um canal de conversa mais amigável. Por exemplo, se alguém estiver fazendo mais barulho do que o normal, basta enviar uma mensagem para a pessoa ou para o grupo.

As situações que conseguem ser resolvidas entre os próprios condôminos poupam o tempo e evitam muitas dores de cabeça. Dessa forma, facilitam a administração de condomínios

Bônus: saiba como conviver bem com os condôminos e a tecnologia

Evite conversas desnecessárias por aplicativos em grupo

Quando há um grupo do condomínio no WhatsApp, por exemplo, evite falar de coisas que não tenham relação com o condomínio. Assuntos pessoais devem ser tratados em conversas particulares – e nem pense em política!

Nós falamos sobre o uso de redes sociais na administração de condomínios e demos algumas dicas do que fazer – e do que não fazer – e você pode conferir aqui.

Tente amenizar as discussões calorosas

A divergência de opiniões entre os condôminos pode acarretar, muitas vezes, em discussões intermináveis. A função do gestor, nessas situações, é acalmar as partes, dizer que entende ambas e que o assunto será resolvido em breve.

Procure sempre dar informações diretas

A boa comunicação, principalmente na internet, depende de uma mensagem clara, que seja compreendida facilmente. Use sempre poucas palavras, revise seu texto e seja sucinto, para que a informação seja a mais objetiva possível.

Cuidado com o monitoramento e as câmeras

A filmagem guardada de dias anteriores devem ser revistas apenas em casos necessários e por pessoas autorizadas, como uma invasão no condomínio ou para verificar se algum funcionário estava fora do posto em horário indevido.

Nunca tome posse das imagens sem motivo e assista sempre em um lugar comum, como a portaria, salão de festas, entre outros, para evitar acusações de abuso de poder, por exemplo.

Para saber mais sobre o que o síndico pode ou não fazer, confira esse texto aqui.

Resolva o que for possível pelo software

Praticamente tudo de que você precisa está disponível nos aplicativos de gestão de condomínios. Use ao máximo essa ferramenta que chegou para facilitar a administração de condomínios.

De modo geral, a tecnologia presente nos condomínios facilita a vida de todos, sejam moradores, visitantes, administradores ou funcionários.

Pode ser difícil em um primeiro momento, convencer os moradores mais conservadores de que optar pela tecnologia é a melhor forma de garantir a segurança e a economia do lugar. Porém, com paciência, é possível explicar tudo e deixar todos satisfeitos com as decisões.

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Sobre Ivan Bermudes

Ivan Bermudes é o Diretor Comercial da Condlink! Acelerado por natureza, focado a ajudar todos os parceiros Condlink a crescerem em conjunto. Levou a Condlink para mais de 13 Estados e não irá parar até levar o Condlink para seu condomínio!

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