Reuniões de condomínio: como conduzir da melhor forma

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Conduzir reuniões de condomínio não é tarefa simples. As novas organizações da sociedade fazem com que cada vez mais as comunidades tenham que interagir e fazer com que essa interação seja harmoniosa e agradável para todos é uma missão que exige muito preparo, diálogo e conscientização. Durante os encontros de moradores muitas pautas são discutidas, sendo que alguns assuntos são delicados e vão exigir do síndico muita cautela para conduzir o debate de maneira organizada e proveitosa para todos os moradores. Confira agora algumas dicas para que você síndico consiga estabelecer a ordem e a utilidade das reuniões do seu condomínio! 

Cuidados com a convocação

A convocação de uma reunião de condomínios precisa ser feita de acordo com o regulamento interno, ou seja, se está estabelecido que é necessária alguma antecedência (15 dias, uma semana ou 48 horas, por exemplo). Convocações repentinas e que não respeitem as normas podem causar ruídos e na pior das hipóteses podem ter suas decisões anuladas judicialmente. Para evitar esse tipo de desgaste procure sempre respeitar o prazo convocatório e não se esqueça de fixar avisos em locais movimentados, para que todos os moradores possam tomar conhecimento da reunião que está por vir.

Ordem dos assuntos

Estabelecer a famosa “ordem do dia” é uma tarefa que vai exigir atenção do síndico. Somente um administrador atento saberá quais são as demandas mais urgentes e que exigem mais tempo para discussão. O síndico precisa de atenção para não criar uma lista de assuntos muito extensa pois esse é um tiro no pé. Muitos temas irão fazer com que a reunião se prolongue demais, afastando os interessados das reuniões futuras e também fazendo com que as reuniões caminhem para se tornarem reuniões de muita discussão e pouca resolução. 

Cada reunião uma função

Existem três tipos de reunião de condomínio. As assembleias gerais de instalação (AGI), assembleia geral ordinária (AGO) e assembleia geral extraordinária (AGE). As AGIs são as primeiras reuniões, quando o orçamento é acertado, o síndico é eleito junto com os conselheiros e subsíndico. As AGOs são as reuniões anuais nas quais há a prestação de contas e as previsões de orçamento são estabelecidas. Nessas reuniões há também a nova eleição dos administradores e assuntos gerais são debatidos. As AGEs por sua vez são realizadas sem periodicidade estabelecida e ocorrem de acordo com as demandas internas, ou seja, são feitas apenas quando se faz necessário. Nesses encontros são discutidos temas que surgem ao longo do tempo ou que são emergenciais.

Controle da ordem

O síndico é a figura responsável pela organização do debate, sendo assim ele deve prezar pela ordem e deve manter a autoridade em caso de desvio de assuntos ou conduta. Manter o tempo de discussão, a abertura para opiniões e o andamento dos temas é de responsabilidade do síndico, que por sua vez deve manter a postura firme de controle para que não haja desordem. Deixe os assuntos mais polêmicos para o final da reunião, assim outros temas mais simples são discutidos sem interferências. 

Aposte na tecnologia

Assim como outros tipos de administração, a gestão de condomínios também sofreu alterações profundas com as inovações tecnológicas. Surgiram ferramentas e sistemas digitais de administração que fornecem ao síndico a possibilidade de otimizar a gestão do condomínio,. Destacam-se algumas funções como a possibilidade de agendamento digital do uso das áreas comuns do prédio, espaço para upload de documentos e os grupos de discussão online, que podem ser realizados no portal do condomínio antes das reuniões, o que faz com que a gestão seja muito mais colaborativas e as reuniões presenciais mais práticas. Não deixe de investir em tecnologia para ampliar a organização e garantir ainda mais ordem nas assembleias do seu condomínio. 

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