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O planejamento estratégico é uma ferramenta usada por empresas para organizar seus projetos a fim de atingir um determinado objetivo. Em um condomínio, trata-se de uma ferramenta muito útil para cumprir a mesma função.
Como se sabe, condomínios sempre têm problemas administrativos a serem resolvidos. Tudo que se almeja fazer para atingir essas metas em um período precisa de um plano para servir como guia. E esse é o papel do planejamento: ser um ponto de referência às ações estratégicas.
Mas desenvolver esse plano não é simples. Por isso, preparamos 5 dicas para você criar um planejamento estratégico para o seu condomínio. Confira!
1. Conheça os pontos fortes e fracos do seu condomínio
Como em outros planejamentos, é fundamental fazer uma análise interna para entender o que pode ajudar e atrapalhar o desenvolvimento das ações. Mais do que isso, ao conhecer os seus pontos fortes e fracos, você pode descobrir aspectos do seu condomínio que precisam ser melhorados.
Essa avaliação interna deve considerar todos os seus recursos, como o faturamento mensal, segurança, relacionamento entre os condôminos e estrutura física do condomínio. Em meio a essa análise, você pode conferir, por exemplo, que seu edifício precisa regular a entrada e identificar melhor seus visitantes.
2. Defina os seus objetivos e metas
Após a avaliação, são delineados os objetivos e metas com base nos problemas e oportunidades do condomínio. No tópico anterior, citamos o exemplo de um edifício que deve organizar melhor as visitas. Esse problema pode ser transformado em um objetivo, por exemplo: “implementar um sistema de gestão de condomínio e de controle de acesso para identificar as entradas e saídas de pessoas do local”.
Esse objetivo pode vir acompanhado de metas, como:
- Conseguir a aprovação de 80% dos condôminos em uma assembleia;
- Levantar X reais em 3 meses para contratar e implantar o serviço;
- Identificar, no mínimo, 90% das pessoas que entram e saem do condomínio.
Essa mesma lógica deve ser aplicada a objetivos relacionados a outras áreas importantes, como financeira, convívio com animais, reservas de áreas de lazer, etc.
3. Estabeleça e divulgue um cronograma e orçamento
Da mesma forma que em uma empresa comum, a transparência na administração de condomínios é fundamental. Afinal, você não lida com clientes e funcionários, mas sim com moradores que contribuem financeiramente para manter aquele espaço em bom funcionamento. Logo, é imprescindível divulgar as informações mais importantes do seu planejamento estratégico, especialmente as que envolvem diretamente os condôminos.
Nesse caso, estamos nos referindo ao cronograma das ações e ao orçamento despendido para que estas ocorram. Quando se trata da resolução de um problema, os moradores têm interesse direto em saber quando as melhorias serão feitas e o quanto aquilo gastará do seu bolso e do caixa do condomínio.
4. Delegue responsabilidades
Com as ações, cronogramas e orçamentos definidos, é a hora de definir quem será responsável por cada função. O síndico não pode fazer tudo por conta própria. Então, é importante usar o conselho e as pessoas da gestão do condomínio para administrar e operar as estratégias. Se for necessário, pode-se optar pela contratação de sistemas ou pela terceirização de serviços.
5. Acompanhe e otimize os resultados
Com as estratégias sendo colocadas em prática, cabe a você e a seus colaboradores acompanharem os resultados das ações. No exemplo do controle de acesso dos visitantes, deve-se verificar se a portaria tem lançado os nomes dos visitantes no sistema e se o software tem armazenado e organizado essas entradas e saídas.
Caso os resultados apresentados não estejam atingindo as metas projetadas, será necessário conversar com os profissionais da portaria ou revisar o sistema para melhorar a identificação. Ademais, essa análise pode vir acompanhada de outros estudos internos, como a avaliação da sensação de segurança no edifício, por exemplo.
O planejamento estratégico de um condomínio pode ser comparado a um plano de viagem. Nele, você documenta toda uma preparação para que objetivos propostos sejam alcançados com a maior eficiência possível, assim como chegar a um destino no menor tempo e com a maior economia. Em suma, é uma ferramenta que gera a previsibilidade necessária para o condomínio melhorar sem riscos.
Então, você já fez algum tipo de planejamento estratégico para o seu condomínio? Conte nos comentários!
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