Como a tecnologia facilita a administração de condomínios?

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Quando bem utilizada, a tecnologia é uma excelente aliada no dia a dia das pessoas. Na administração de condomínios, ela vem como uma das personagens principais, ajudando na relação do síndico com os condôminos, na segurança e, ainda, facilitando a vida de todos os que vivem ali.

Sabe-se, por exemplo, que o síndico acumula muitas funções e nem sempre consegue resolver os assuntos pendentes tão rápido quanto gostaria. Aí entra a vantagem de se ter uma boa tecnologia presente no condomínio, já que ela ajuda a resolver e a organizar as tarefas prioritárias.

Quer saber por quais outros motivos a tecnologia é tão importante para uma boa administração? Continue a leitura e descubra o que a torna essencial em tantos aspectos!

A tecnologia melhora a relação síndico-condômino

Muitos dos problemas mal resolvidos entre síndicos e condôminos se dão por falta de uma comunicação eficiente. Mas, atualmente, existem softwares de gestão para administradores, que facilitam a conversa e a troca de informações.

Com esses softwares, os síndicos conseguem convocar as pessoas para assembleias, passar informações importantes — que podem ser redirecionadas aos e-mails — e, sobretudo, garantir a interação entre os próprios condôminos, que muitas vezes não se encontram por falta de tempo e não conseguem discutir ideias que seriam boas para a vida em comunidade.

Além de facilitar esse tipo de comunicação, a tecnologia ainda abre as portas para outros canais. Criar grupos no Facebook e WhatsApp, para compartilhar informações mais rápidas e que tenham mais urgência, beneficiam todos os interessados, se associando ao cotidiano dos condôminos.

O principal ponto de uma administração satisfatória é a boa comunicação e a satisfação que os condôminos têm ao ver seus problemas resolvidos.

Afinal, o condomínio é um espaço coletivo e muitas opiniões são dadas, mas, com as ferramentas certas, é possível administrá-las e realizar as mudanças necessárias, assim como comunicar a todos que elas foram feitas.

Facilita o acesso dos condôminos a reservas e informações

Como vimos acima, a comunicação entre síndico e condômino fica melhor com os softwares.

Porém, o acesso a informações, dicas e reservas de espaços coletivos também podem ser feitos através do ambiente virtual. Assim, evita-se a necessidade de parar o síndico a todo o momento para perguntar da finalização de uma obra ou pedir para que ele reserve a churrasqueira.

Por meio da tecnologia, é possível passar inúmeros tipos de informação: enquanto o software ajuda a informar sobre datas de assembleias e outras comunicações, as TVs no elevador, por exemplo, podem reforçar algumas regras do condomínio, avisar sobre obras ou trazer outras informações rápidas.

No caso das reservas de áreas comuns, os programas de gestão funcionam muito bem e ajudam a poupar um bom tempo dos síndicos, zeladores e até dos condôminos. Por meio dele, o usuário pode visualizar quais são as datas disponíveis para seus eventos e reservar a churrasqueira ou o salão de festas, assim como ter acesso às regras referentes a esses espaços.

Ainda por meio dos aplicativos de gestão, é possível emitir a segunda via do boleto do condomínio facilmente, poupando o tempo e o esforço de todos os envolvidos.

É primordial para um controle financeiro bem feito

A boa administração condominial também depende muito de um controle financeiro feito adequadamente. E, é claro, a tecnologia tem um papel importante nessa tarefa. 

Os softwares de gestão, por exemplo, ajudam a controlar e organizar o fluxo de caixa, administrando as entradas e saídas de dinheiro, e até permitindo a emissão de comunicados aos condôminos referentes aos gastos mensais.

Ajuda na economia de energia e água do condomínio

No caso da iluminação das áreas comuns, tende a haver uma grande insatisfação com os gastos, já que é preciso arcar com uma alta conta mensal em locais onde a tecnologia ainda não está presente.

Hoje, porém, é possível optar pelas lâmpadas em LED, que são mais econômicas. Também dá para contar com a ajuda de sensores de presença nos corredores e elevadores, que mantêm tudo apagado enquanto o local estiver sem movimento.

Em relação à água, além de conscientizar os usuários através de TVs no elevador e da comunicação pelo software e aplicativos de conversa,  considere utilizar a tecnologia para captar a água da chuva. Assim, você não só economiza, mas também ajuda o meio ambiente.

Afinal, a água, em um condomínio, é usada em grandes quantidades. É preciso ter consciência quanto ao seu consumo. A reutilização da água da chuva para fazer a limpeza das áreas comuns e para regar as plantas pode significar uma economia grande no final do mês.

Mesmo que este seja considerado um investimento alto, essa tecnologia compensa em longo prazo.

Ajuda a ter transparência em qualquer processo

Outro ponto primordial para que os condôminos possam ter confiança no síndico é a transparência nas relações. Alguns condomínios sofrem com síndicos utilizando verba para realizar obras que não foram votadas, ou até com displicência nos gastos.

Com uma comunicação aberta por meio da tecnologia, fica muito mais fácil saber onde cada centavo está sendo gasto, no que o síndico está trabalhando no momento e se o seu trabalho está sendo efetivo.

Essa transparência deixa os moradores mais tranquilos e confiantes na administração, já que se sentem confortáveis tendo acesso aos dados condominiais quando precisam ou querem.

Fortalece e é grande responsável pela segurança

Quem escolhe viver ou trabalhar em um condomínio busca, primordialmente, segurança. Certamente, estar em um ambiente com portaria e monitoramento reduz muito a chance de sofrer com a violência latente no país.

Veja, a seguir, alguns exemplos de tecnologia aplicada à segurança:

Portaria remota

Esse recurso minimiza ao máximo as falhas humanas a que os porteiros estão suscetíveis. A portaria remota funciona com uma captação completa de dados dos condôminos, como biometria, fotos e cadastros. Também é dado a eles um controle com sistema anti-clonagem.

Dessa forma, é possível monitorar e operar a guarita à distância, de maneira muito mais segura. Apesar de tudo funcionar como uma guarita presencial, inclusive a conversa entre porteiro e visitante ou condômino, os riscos de o funcionário ser rendido por marginais ou errar na liberação da porta são muito menores.

Esse monitoramento também contribui com a relação entre os funcionários da portaria e com seu bem-estar. No turno da noite, em uma portaria presencial, é muito comum ver os porteiros se rendendo ao sono. No caso das portarias remotas, existe uma equipe que se reveza para garantir o descanso e a segurança de todos os condomínios monitorados.

Monitoramento de câmeras

A tecnologia também permite que os moradores tenham mais tranquilidade ao deixar seus filhos brincarem nas áreas comuns, por exemplo. Nos softwares de gestão, existe a possibilidade de repassar imagens e áudios em tempo real para os condôminos.

A gravação de áudio e vídeo também é importante nos procedimentos onde há invasão, roubo e outros crimes. Ter um bom sistema de monitoramento é essencial para que as autoridades investiguem os crimes e também para que o síndico, junto aos condôminos, possa entender onde estão as falhas de segurança e eliminá-las.

Acesso aos condôminos e visitantes

Foi-se o tempo em que o porteiro era responsável por abrir o portão a cada vez que um condômino chegava.

Graças à tecnologia, quem mora ou trabalha no condomínio tem acesso a um cartão que, ao entrar em contato com o sensor, libera a porta. Além de mais seguro para quem está entrando, já que não precisa esperar na rua a liberação do porteiro, essa alternativa também permite que o profissional se dedique à segurança do condomínio e ao cadastro de visitantes.

Aliás, o mesmo cartão é utilizado para abrir as portas de lugares comuns, como academia, sala de estudos, sala de jogos, lan house, entre outros.

Em outros sistemas mais complexos, já estão disponíveis a entrada pelo reconhecimento fácil ou pela biometria, tudo feito pelo software de gestão condominial.

E, falando no acesso ao condomínio, a tecnologia também facilita a vida de quem deseja monitorar e ficar a par da situação de entradas e saídas.

O software de administração de condomínios traz opções de controle de acesso por categorias (diaristas, prestadores de serviço e visitantes), oferece um pré-cadastro para prestadores, faz relatórios de entradas e saídas, mostra o número de pessoas dentro do condomínio em tempo real e ainda permite que o servidor funcione mesmo offline, no caso de queda de energia.

Otimiza os processos e a organização 

A função de síndico exige tantas responsabilidades que não é de se esperar que muitas pessoas fujam dela. Porém, usando a tecnologia certa, é possível planejar e organizar o dia, deixando as atividades principais para as primeiras horas e listando as demais para os outros horários.

Com os softwares presentes no mercado, os síndicos têm acesso fácil a qualquer coisa que procuram, uma comunicação rápida com os condôminos, são eximidos da responsabilidade de reservar as alas coletivas e ainda tem uma ajuda grande no controle financeiro.

Tudo isso faz com que o administrador tenha mais tempo para cuidar de outros assuntos importantes e realizar suas funções.

Os softwares especializados na gestão de condomínios ainda ajudam o síndico a não perder prazos de pagamento de funcionários e empresas terceirizadas, de contas (como água e energia) e de outras despesas relacionadas.

Aproxima as pessoas e melhora a convivência

Quem vive em um condomínio deve entender que a vida em coletividade exige paciência. Sempre existe aquele vizinho que infringe a Lei do Silêncio vez ou outra, ou alguém que desrespeita a demarcação das vagas na garagem, por exemplo.

Quando não há intimidade entre os vizinhos, dificilmente acontecem conversas francas ou pedidos de desculpas. Normalmente, eles partem logo para a reclamação oficial, criando intrigas, discussões e desavenças entre os moradores.

A comunicação transparente entre os moradores, através do software, abre um canal de conversa mais amigável. Por exemplo, se alguém estiver fazendo mais barulho do que o normal, basta enviar uma mensagem para a pessoa ou para o grupo.

As situações que conseguem ser resolvidas entre os próprios condôminos poupam o tempo do administrador e evitam muitas dores de cabeça.

Bônus: saiba como conviver bem com os condôminos e a tecnologia

Evite conversas desnecessárias por aplicativos em grupo:

Quando há um grupo do condomínio no WhatsApp, por exemplo, evite falar de coisas que não tenham relação com o condomínio. Assuntos pessoais devem ser tratados em conversas particulares.

Tente amenizar as discussões calorosas:

A divergência de opiniões entre os condôminos pode acarretar, muitas vezes, em discussões intermináveis. A função do gestor, nessas situações, é acalmar as partes, dizer que entende ambas e que o assunto será resolvido em breve.

Procure sempre dar informações diretas:

A boa comunicação, principalmente na internet, depende de uma mensagem clara, que seja compreendida facilmente. Use sempre poucas palavras, revise seu texto e seja sucinto, para que a informação seja a mais objetiva possível.

Cuidado com o monitoramento e as câmeras:

A filmagem guardada de dias anteriores devem ser revistas apenas em casos necessários e por pessoas autorizadas, como uma invasão no condomínio ou para verificar se algum funcionário estava fora do posto em horário indevido.

Nunca tome posse das imagens sem motivo e as assista sempre em um lugar comum, como a portaria, salão de festas, entre outros, para evitar acusações de abuso de poder, por exemplo.

Resolva o que for possível pelo software:

Praticamente tudo de que você precisa está disponível nos aplicativos de gestão de condomínios. Faça a administração financeira, converse com os condôminos, mande recados, passe informações e use ao máximo essa ferramenta que chegou para facilitar sua vida como administrador condominial.

De modo geral, a tecnologia presente nos condomínios facilita a vida de todos, sejam moradores, visitantes, administradores ou funcionários.

Pode ser difícil, em um primeiro momento, convencer os moradores mais conservadores de que optar pela tecnologia é a melhor forma de garantir a segurança e a economia do lugar. Porém, com paciência, é possível explicar tudo e deixar todos satisfeitos com as decisões.

E aí, esse conteúdo ajudou você a entender melhor os benefícios da tecnologia para a administração de condomínio? Então continue por dentro do assunto: assine a newsletter e receba em seu e-mail todas as nossas novidades em primeira mão!

 

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