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O dia a dia de um síndico é cheio de tarefas e, muitas vezes, conta com alguns acontecimentos inesperados, que na maioria das vezes ocorrem nos piores dias e horários.
Para que o síndico realize uma boa gestão é necessário que o número de acontecimentos inesperados diminua, afim de que seu trabalho flua com mais facilidade. Para que isso seja plausível, alguns cuidados fundamentais se fazem necessários.
Afim de tornar a rotina do síndico mais tranquila, separamos algumas dicas que irão lhe ajudar na hora da administração do seu condomínio. Confira!
1 – Planeje-se
Primeiramente o síndico precisa fazer um planejamento de sua rotina de tudo que deverá ser realizado a curto, médio e longo prazo. As atividades sinalizadas como prioridade para o dia, tanto no trabalho do condomínio como nas demais tarefas da vida profissional, devem estar ajustadas ao lado das tarefas importantes criadas durante o planejamento semanal. O síndico que trabalha com planejamento consegue conservar o condomínio em bom funcionamento e desempenhará suas funções sem atropelos.
Podemos afirmar que uma boa ou má gestão esta diretamente relacionada ao grau de organização.
A dica é: faça uma planilha ou anote em uma agenda todas as tarefas do condomínio que você precisa realizar no seu dia a dia, pois se não mantiver os registros organizados, você perderá seu tempo em questões que poderiam ser facilmente solucionadas. Se for possível, conte com a tecnologia: utilize aplicativos ou mesmo um software de gestão de condomínio.
Mantenha também um cadastro com os dados de todos os fornecedores, prestadores de serviço e dos próprios moradores é muito importante na administração condominial, pois permitirá o contato rápido em situações de emergência ou mesmo nas necessidades do dia a dia.
2 – Tenha foco
Outra dica muito importante para organizar sua rotina é o foco. O registro de todos os acontecimentos dentro do condômino permitem que o sindico mantenha em foco o que ainda não foi resolvido. É preciso ter cuidado para não deixar pequenas coisas esquecidas ou mal resolvidas, bem como não adiar uma questão que se apresenta naquele momento. Caso um equipamento apresente problema, a orientação é que se resolva de imediato sem deixar que estrague de vez para então tomar providências.
3 – Evite urgências
As tarefas importantes ao condomínio, quando adiadas, podem se transformar em questões urgentes, ou seja, quando manutenções importantes deixam de ser realizadas no momento certo, a questão poderá virar urgência.
Um síndico sem organização poderá se deparar com situações no condomínio que o leve a adiar a execução da tarefa, cometendo o erro da procrastinação. É necessário saber realizar as ações importantes, pois o síndico não pode ficar apenas apagando incêndio.
As emergências devem ser conciliadas com o planejamento e, muitas vezes, acontecem nas piores horas, dessa forma, o síndico deve ser ágil e dispor de meios para intervenção rápida e eficaz. Caso o síndico não tenha organização, certamente encontrará mais dificuldades e levará mais tempo para resolver o problema. O síndico que mantém o controle com manutenção preventiva e revisão dos equipamentos, diminui os riscos de emergências. Além disso, a conservação periódica evita gastos maiores que acabam por causar descontentamento dos condôminos que terão que arcar com valores inesperados.
Gerenciar um condomínio não é uma tarefa fácil, mas se o sindico tiver planejamento, foco e evitar urgências, seu trabalho poderá ser executado dentro na normalidade de sua rotina.
Ficou alguma dúvida a respeito de como organizar a rotina de um sindico? Deixe seu comentário no post.
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