Gestão das áreas de reserva: por dia e por hora!

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A gestão das áreas de reserva sempre foi um desafio para os condomínios em geral. Principalmente quando o controle é feito de forma 100% manual e nada otimizada para o funcionário ou morador.

E essa situação se tornou um completo pesadelo com a chegada da pandemia e o isolamento social obrigatório. Entenda mais a seguir:

O COVID-19 e os desafios de ter que suportar todos em casa

Na vida “normal”, nunca as pessoas passaram tanto tempo em casa. De semana, saiam para trabalhar logo cedo e voltavam a noite. Aos finais de semana, tinha compromissos e distrações.

Se o morador passasse mais de 4 horas acordado na sua casa/apartamento, era muito. O volume de utilização dos espaços comuns – como churrasqueira, salão, academias e piscina – não tinha um volume tão alto.

Logo, a gestão das áreas de reserva não era uma dor tão grande. Afinal, as pessoas preferiam sair e tinham essa opção.

Porém, a chegada da pandemia de coronavírus mudou para sempre a vida de todos. Inclusive, a rotina dos condomínios, que precisou lidar de maneira abrupta com todos em casa. 

Grande parte da população entrou no modelo Home Office (e continua nele até o momento). Logo, as demandas diárias cresceram exponencialmente e a utilização dos recursos dos condomínios também subiu.

Novos protocolos tiveram que ser adotados, critérios de segurança, mais limpeza e higienização, volume de correspondências e entregas disparou. Tudo acontecendo ao mesmo tempo. E, se esse cenário já está difícil, como será com a reabertura dos espaços?

A gestão das áreas de reserva com a reabertura gradual

Depois de vários meses em quarentena, finalmente os governos – municipais e estaduais – começaram a liberar a reabertura gradual. Com esse movimento, o que já estava complicado de gerir, ficou ainda pior.

Como fazer a gestão das áreas de reserva, com grande parte dos moradores ainda em casa e sem nenhuma outra opção de lazer? Depois de meses com os espaços fechados, como adequar a reabertura com as exigências necessárias?

A dificuldade em controlar e manter a segurança na reabertura

Nesse momento de reabertura e com a pressão dos moradores, o condomínio esbarrou em 2 grandes dificuldades centrais:

1. Gestão das áreas de reserva de forma manual. Isso leva a falhas, sobrecarga de trabalho e insegurança;
2. Adequar a reabertura às novas normas de segurança: quantidade de pessoas por ambiente, itens de higiene, frequência de limpeza e utilização, etc.

Antes de permitir a utilização, o condomínio precisou desenhar as regras e colocá-las em prática. Mas, na hora de reabrir, como driblar o problema da gestão das áreas de reserva?

Automação para administrar as áreas comuns.

Visto que o controle manual é algo totalmente arcaico, sem sentido e com falhas, novamente contar com a tecnologia é a saída mais inteligente. Entretanto, o sistema escolhido precisa ter algumas regras básicas para atender o seu condomínio.

Com todos em casa e sem outro lazer, a procura vai ser muito intensa. Então, o software escolhido precisa ser capaz de:

1. Permitir a reserva automática dos espaços comuns, como academias, churrasqueiras e salão de jogos. O morador precisa ter a facilidade de realizar suas reservas de maneira simples e rápida. 
2. Número de reservas e repetição: o sistema não pode permitir que o mesmo morador reserve de uma vez só, vários dias seguidos naquele espaço. Afinal, outros devem ter oportunidade.
3. Sistema inteligente por hora: o software deve ser capaz de definir um tempo de  uso máximo (por exemplo, 60 minutos, 30 minutos). Mas, antes de liberar outra reserva, ele deve contar que existe um tempo hábil para realizar a limpeza e higienização pela equipe, antes da utilização do próximo morador.
4. Lista de convidados e quantidade de pessoas permitidas por espaço: outro ponto fundamental para que o sistema tenha êxito, é ser capaz de gerar a lista de convidados, com a quantidade máxima permitida por ambiente.

Consegue perceber que são tarefas demais para gerenciar isso de forma manual, através de planilhas e agendas de papel? A falta de automação ainda é a principal dor da maioria dos condomínios, especialmente quando se tange a gestão das áreas de reserva.

Mas, não se preocupe! Temos a solução exata que vai acabar com o seu problema nesta reabertura dos espaços em comum.

Nós, da Condlink, aproveitamos esse momento de pandemia para desenvolver mais essa funcionalidade que vai transformar a administração do seu condomínio. Conheça agora mesmo as nossas soluções!