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Gerenciar um condomínio não é simples. Além das tarefas diárias e dos problemas que surgem no caminho, é preciso planejar o futuro e garantir estabilidade aos moradores. Por isso, é comum os síndicos esquecerem da importância de organizar e manter o histórico de informações do condomínio.
Pense num condomínio como uma empresa. Na prática, ela funciona como uma sociedade entre os moradores. Por isso, ele deve ser administrado com a mesma seriedade de um negócio.
Uma empresa precisa ter todas as informações registradas por uma série de razões. Evitar problemas jurídicos, transparência na gestão e dados para planejamento são as principais.
Mas manter o histórico de informações do condomínio no papel não funciona mais. Existem tecnologias no mercado que auxiliam os síndicos na gestão e também melhoram a comunicação interna.
A importância de manter o histórico de informações do condomínio
Tudo o que tramita de informações dentro de uma empresa – como um condomínio – deve ser mantido por pelo menos cinco anos. Isso é necessário para facilitar a resolução de problemas quando eles ocorrerem.
Essas informações são diversas: comunicados, contas, recibos, contratos, comprovantes e muito mais. Por isso, não é tão simples registrá-las e nem deixar seu acesso fácil para os condôminos.
Além disso, manter o histórico de informações do condomínio garante aos moradores que a troca de síndicos seja mais tranquila. Caso o novo responsável queira analisar os dados, tudo estará disponível e organizado.
Existem ferramentas que fazem esse trabalho. De sistemas de gestão a aplicativos de condomínio, é possível facilitar a organização e manter o histórico de informações do condomínio sempre atualizado.
Mais do que isso, disponibilizá-lo para os moradores de maneira fácil e prática.
Mas é preciso tomar cuidado com alternativas que não são adequadas. Por exemplo, registrar esses dados no e-mail ou mesmo no grupo de whatsapp não é o ideal.
Afinal, além de não estar bem organizada, a informação se perde facilmente.
Manter o histórico de informações do condomínio sempre atualizado também aumenta a segurança do local.
Acesso de pessoas indevidas, sejam pedestres ou por veículos, precisa ser registrado. Correspondências também podem ser extraviadas caso as informações não sejam mantidas corretamente.
Por isso, tudo precisa ser registrado e protocolado em um ambiente organizado.
Escolha o serviço que atende às necessidades de seu condomínio, sempre prezando pela qualidade.
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