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A cada mês, mais e mais documentos chegam às mãos do síndico: boletos, contratos, cartas, etc. Fora esta responsabilidade, ainda é preciso documentar cada ação tomada dentro do condomínio e enviar cartas de cobranças aos condôminos inadimplentes. Logo, o síndico acaba acumulando muitos papéis. Um condomínio residencial ou comercial pode chegar a acumular mil documentos por ano. Como guardar toda essa papelada?
Há muitos documentos que precisam ser arquivados para futuras consultas, alguns até para sempre, como plantas do prédio e a papelada referente à contratação de funcionários e de pagamento de impostos. Já outros podem ser guardados por menos tempo. Para aprender a fazer a gestão de documentos, acompanhe o nosso artigo de hoje!
Por que fazer a gestão de documentos?
Ter toda a documentação organizada e com fácil acesso é necessário quando se gerencia um condomínio. Se o Ministério do Trabalho solicita um documento, por exemplo, normalmente, o prazo para entrega é de dois ou três dias. Nesse curto período de tempo, se o síndico não tem uma gestão eficiente da papelada, fica difícil encontrar a documentação necessária.
As ações judiciais também exigem, normalmente, provas documentais, em papel. Portanto, guardar comprovantes de pagamento e de direitos trabalhistas dos funcionários podem te livrar de possíveis dificuldades com a Justiça.
Se o síndico não mantém os papéis organizados, ele pode até mesmo sofrer um processo por parte dos condôminos e ser obrigado a pagar indenizações de alto valor.
Como guardar os documentos na administradora?
Muitos síndicos optam por deixar uma parte da documentação do condomínio com a própria administradora. É importante checar com antecedência se a empresa oferece esse serviço e se cobra por ele. Também é preciso se assegurar de que a administradora consegue liberar os documentos em até dois dias.
Quando se opta por esse serviço, normalmente a documentação dos funcionários continua no condomínio e, na empresa, ficam os demais documentos.
Algumas administradoras armazenam os documentos digitalmente, assim facilitando a consulta e garantindo um sistema de arquivamento mais seguro. Essa guarda digital de documentos é ainda mais eficiente quando feita pelo Condlink, já que o software permite organizar os arquivos por categoria e data, facilitando consultas.
Qual a melhor maneira de guardar os documentos com o síndico?
Parte dos síndicos prefere ter os documentos do prédio em sua posse, seja por conta do serviço de guarda de documentos custar alto na sua administradora ou por se sentir mais seguro. Nesse caso, é preciso ter responsabilidade e organização. A melhor opção é guardar toda a documentação em um local de acesso restrito, e não no apartamento do síndico, onde é mais fácil se desorganizar.
Fazer o controle dos documentos emprestados também é essencial. Caso haja a possibilidade, o melhor a se fazer é emprestar uma cópia do documento e permanecer com o original em sua posse.
Não apenas a administradora pode aproveitar os benefícios do Condlink: o software pode ser usado pelo síndico para digitalizar a armazenar os documentos de maneira mais segura.
Como guardar os papéis?
Seja na casa do síndico ou em uma sala à parte, na hora de guardar os documentos são necessários alguns cuidados:
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usar um local arejado, protegido de chuva e umidade, que podem danificar os papéis;
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separar os documentos em arquivos por categoria, facilitando as consultas;
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em caso de documentos avulsos, evite fazer uma organização de forma pessoal. Pense que todo condômino deve encontrar o que procura ali. Uma dica é separar os documentos pelas categorias: pagamentos realizados, orçamentos, documentos obrigatórios, comprovantes da manutenção financeira do prédio, dados pessoais dos condôminos e documentos do condomínio (como plantas e regulamento interno);
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utilizar uma sala que se possa trancar para evitar o acesso inadequado é a melhor opção;
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possibilitar o acesso permanente à sala de documentos apenas ao zelador, os demais condôminos devem solicitar a chave;
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os condôminos precisam ter o acesso facilitado às papeladas, mas isso não quer dizer que podem levar qualquer documento para casa. A melhor opção é marcar um horário para apresentar o documento solicitado ao morador.
Agora você conhece as melhores dicas para fazer a gestão de documentos no seu condomínio. Para mais dicas úteis, siga nossas redes sociais Facebook, LinkedIn e YouTube) e esteja sempre atualizado sobre nossos posts!
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