6 ferramentas para melhorar a comunicação no condomínio

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1 Como melhorar a comunicação no condomínio?

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Quando alguém assume o posto de síndico de um condomínio, percebe a importância de falar com seus vizinhos. Na posição de morador, essa comunicação é fundamental, pois envolve um de seus maiores bens: a sua casa. Por isso, melhorar a comunicação no condomínio deve estar entre as prioridades do síndico.

Quem mora em edifícios sabe o quanto a desinformação atrapalha a gestão e o convívio na comunidade. Basta um boato, uma fofoca para que surja um distúrbio e uma confusão, muitas vezes difícil de administrar.

Comunicar-se com qualidade é fundamental. E há várias formas de conseguir falar com os condôminos. Listamos algumas dicas de ferramentas para que o síndico obtenha sucesso nessa empreitada. Confira:

Como melhorar a comunicação no condomínio?

1. Comunicados impressos

O síndico pode explorar essa ferramenta de, pelo menos, três formas. A primeira é colocar um quadro de avisos nas áreas comuns e de circulação do condomínio. Recados, orientações e até dicas podem ser bem utilizados nesse canal.

Para comunicados mais urgentes e que necessitam de posição do condômino, um aviso nos elevadores é a melhor solução. Dessa forma, a chance de atingir quase 100% dos moradores é grande. Alertas de reunião, dedetização, interrompimento no fornecimento de água são alguns dos avisos que terão bons resultados nos elevadores.

Comunicados por carta servem para informar os moradores de decisões do condomínio, prestação de contas e advertências. Nesse caso, as cartas devem ser registradas.

2. Abordagem pessoal

Uma boa conversa sempre ajuda a resolver pequenos desentendimentos. Quando o síndico é abordado por algum morador, o ideal é que ele responda às dúvidas e aos questionamentos. Deixar para responder somente por meios oficiais, como comunicados ou em reuniões, só vai alimentar os boatos ou aumentar os problemas. Responda, seja cordial e oficialize depois tudo o que foi conversado, caso seja de interesse comum.

3. Whatsapp

Em tempos de tecnologia, utilizá-la é uma forma de melhorar a comunicação e agilizar discussões e soluções. Soma-se o fato de que basicamente todo mundo usa ao menos uma rede social. Proponha a criação de um grupo no Whatsapp. Esse é um bom canal para mensagens rápidas, avisos de problemas por parte dos condôminos, como um elevador parado ou lâmpada quebrada. Essa rede é ótima para essa comunicação rápida.

Dica importante: responda a todas as perguntas e dúvidas que surgirem. Esclareça tudo para mostrar presença e evitar conclusões equivocadas.

4. Livro na portaria

Todo condomínio deve ter um livro de reclamações na portaria. Ele serve para os moradores registrarem queixas e sugerirem algumas mudanças. Comunique a todos os moradores sobre esse livro e faça uma leitura diária. Assim você não deixa passar nenhuma reclamação. Importante: responda ao morador, seja para comunicar quando será tomada uma providência ou simplesmente para dar alguma satisfação ao condômino.

5. Reuniões e assembleias

Duas ações importantes e que devem ser constantes no condomínio. Faça reuniões regulares, para resolver pequenos problemas ou propor novas ações. Elas devem ser curtas, com uma pauta já bem definida.

Já as assembleias têm caráter mais administrativo. Servem para prestar contas, avaliar reformas, discutir orçamento e fazer votação que atinjam o Regulamento Interno e a Convenção do Condomínio.

6. App Condlink

A adoção deste aplicativo vai facilitar a comunicação do condomínio. Em um único canal, o síndico terá todas as ferramentas necessárias para a gestão.

O app também funciona para os moradores, em tablets e smartphones, o que facilita a comunicação entre a gestão e os condôminos. Todos estarão integrados no mesmo canal, recebendo a mesma informação.

É possível enviar comunicados via app, receber notificações de visitas e entregas na portaria, informações sobre as áreas comuns, de forma clara e diretamente na tela do celular.

Como o app gerencia os condôminos, o síndico terá em suas mãos os dados atualizados de todos os moradores. Isso facilita o trabalho quando uma pessoa deixa de morar no condomínio. O síndico exclui os dados e somente os moradores continuarão a receber a comunicação referente ao condomínio.